Questions fréquentes

À faire le planning d’un service (gardes des médecins, roulement des infirmières et des aides-soignants). Il remplit le mois, signale ce qui ne respecte pas vos règles et dit pourquoi, gère les échanges entre collègues et les remplacements de dernière minute, et garde la trace de chaque modification. Il ne fait qu’une chose : pas la paie, pas les congés annuels.

Oui. L’essai dure trois semaines, sans carte bancaire et sans engagement. Vous pouvez aussi regarder la démonstration : le vrai planning, avec un service inventé, sans compte et sans e-mail. Trois services au choix, en haut de la page : médecins (gardes), infirmières et aides-soignants en 12 heures (jour et nuit, deux secteurs, un cycle 2-2-3, une absence à remplacer), ou bloc opératoire (du jour seulement, 7 h – 19 h). Rien n’y est enregistré ni envoyé. Pas le temps de chercher ? Regardez les vidéos : en haut de la démonstration, la vidéo de démo (1 min 19) montre l’essentiel, commun à tous : elle reprend un planning Excel, remplit un mois, montre « Qui fait quoi », trouve un remplaçant quand quelqu’un manque, publie, montre le téléphone de l’équipe et les prix. Juste dessous, trois cartes côte à côte, une par métier (41 secondes chacune) : toucher une carte lance la vidéo à la place de la démo. « Médecins » (tableau de garde, repos de sécurité, alertes, indisponibilités, échanges, export pour le logiciel de temps), « Infirmières et soignants » (12 heures et vue roulement, cycle 2-2-3, postes et effectif par métier, temps partiel, motifs d’absence, décret n° 2002-9, CCN 51, FHP, 3×8 en bêta) et « Bloc opératoire » (salles, métiers du bloc, qui peut remplacer qui, sections, intérimaires, grands blocs). La page d’accueil montre les mêmes trois cartes. Une fois connecté, vous retrouvez toutes les vidéos (démo, les trois métiers et la présentation) avec le bouton Vidéos en haut de l’écran : utile pour votre équipe, qui n’a pas encore la main au début. Les vidéos n’ont pas de lecture automatique : appuyez sur le grand bouton « Lecture » ; les boutons de la vidéo (pause, avancer, reculer, plein écran) apparaissent ensuite. Sur téléphone, la version adaptée à l’écran se charge toute seule.

Créez votre compte. Si un e-mail de confirmation arrive, cliquez son lien. Sur la page « Mes services », remplissez « Créer un service » : son nom et qui est sur le planning (des médecins, ou des infirmières et des aides-soignants). Un kit de démarrage en cinq étapes vous guide ensuite : ajouter l’équipe, remplir un mois, dire vos règles, inviter l’équipe, publier. Il se range sur une ligne dès que vous touchez une étape, et disparaît quand tout est fait. Sur téléphone, la liste « Aller à », en haut, mène à chaque onglet ; ceux qui attendent quelque chose (un échange, un remplacement, une demande) ont leur pastille à côté.

Un service avec deux lignes (Jour et Nuit), si c’est la même équipe : une seule liste de personnes, un seul lien d’équipe, un seul « Publier », et les règles regardent les deux lignes ensemble (par exemple, personne en jour le lendemain d’une nuit). Deux services seulement pour deux équipes différentes (deux listes de personnes, deux responsables). Le prix est le même dans les deux cas : on compte les personnes, pas les services ni les lignes, et une personne présente dans deux de vos services sous le même nom ne compte qu’une fois.

L’aperçu de l’import le dit avant que vous confirmiez, par exemple « 39 personnes : votre formule couvre 15. Pour donner l’accès à l’équipe, passez à la formule Pôle (jusqu’à 40). ». L’onglet « Équipe » le dit aussi : « 16 personnes sur 40 dans votre formule, tous services confondus ». Un import qui dépasse met quand même tout le monde sur le planning : il n’est jamais bloqué. Mais tant que votre équipe dépasse la formule, personne ne reçoit son accès (ni par le lien d’équipe, ni par un lien personnel) : les demandes attendent que vous passiez à la formule au-dessus.

Le type d’établissement (clinique privée, hôpital — praticiens, hôpital — internes) se choisit en créant le service : il décide quelles règles de la loi s’appliquent, comme le repos de sécurité. Pour corriger une erreur : onglet « Règles », tout en bas, « Réglages du service ». Avant de changer, l’application vous dit quelles règles s’allument ou s’éteignent ; le planning, lui, ne bouge pas. En 12 heures ou en 3×8, c’est « Le texte qui s’applique », en haut des règles, qui joue ce rôle.

Un service peut suivre les règles des gardes de médecins (repos de sécurité, gardes par mois…) ou celles d’une équipe soignante en 12 heures ou en 3×8 (repos entre deux postes, heures, dimanches), préremplies par le texte que vous choisissez : hôpital public, CCN 51, FHP, ou « je règle moi-même ». En créant le service, « Qui est sur le planning ? » permet de partir directement en équipe soignante (12 heures). Quand vous importez un fichier où la plupart des personnes sont IDE ou AS dans un service réglé pour des médecins, Fairgarde vous le propose avant d’importer : vous choisissez le texte, en un toucher. Le texte se change ensuite dans l’onglet « Règles », « Les règles du texte » (touchez pour ouvrir), en haut : « Le texte qui s’applique ». À tout moment : onglet « Règles », tout en bas, « Le rythme du service », pour passer en équipe soignante, passer de 12 heures en 3×8 (ou l’inverse), ou revenir aux gardes médicales. Le planning ne change pas : mêmes lignes, mêmes personnes, mêmes jours ; seules les règles changent.

Non. Dans un service vide, l’onglet « Planning » propose deux grands choix : « Importer votre Excel » ou « Remplir un mois ». Ensuite, l’import est dans « Plus… », « Importer un planning (Excel) ». Il lit un fichier Excel (.xlsx, toutes ses feuilles : deux équipes sur deux feuilles, par exemple les IDE et les AS, sont prises ensemble) ou CSV, ou le lien d’une feuille Google Sheets partagée. Vous pouvez aussi copier votre planning dans Excel ou Google Sheets et le coller tel quel. Votre mise en page est comprise telle qu’elle est : une ligne par personne et par jour (avec sa fonction, IDE, AS, médecin…), plusieurs personnes par jour dans une même case, une grille avec une ligne par personne et un code par jour (N, J, M, S, ou le code d’un poste), ou un fichier exporté par Fairgarde. Les codes courants des hôpitaux sont reconnus : JZ, J12, JL, JC pour une journée, NZ, N12 pour une nuit, A pour une astreinte (APM ou « aprem » pour un après-midi). Un code que Fairgarde ne connaît pas est signalé dans l’aperçu. Les codes de repos et d’absence (RH, CA, RTT…) ne sont jamais pris pour des personnes. Avant d’importer, un aperçu montre les premiers jours, le nombre de jours, d’affectations et de personnes, et les lignes non comprises. Il dit aussi combien de personnes vous aurez dans votre formule après l’import, et si cela la dépasse. Une colonne « Horaire » (« 20h-8h », « 20:00-08:00 ») est lue et montrée dans l’aperçu ; si elle diffère de l’horaire de la ligne, « Importer, et mettre la ligne en 20 h → 8 h » la corrige en même temps. Une colonne « Secteur » (S1, S2, S3…) n’est jamais perdue en silence : l’aperçu propose « Créer les secteurs S1, S2, S3 comme lieux » (un poste par secteur, à l’horaire de la ligne, chacun y est mis, et la fiche du jour dit qui est où). Décoché, l’aperçu et le message de fin disent que les secteurs ne sont pas importés. Après l’import, Fairgarde lit combien de personnes travaillent chaque jour, métier par métier (« 9 infirmières + 6 aides-soignants par nuit ») et propose de le prendre comme effectif, en un toucher. Si le fichier a moins de monde les week-ends et jours fériés (3 infirmières en semaine, 2 le week-end), il propose les deux effectifs. Seules les dates du fichier sont remplacées : le reste du planning ne bouge pas. Les personnes qui manquent sont ajoutées à l’équipe avec leur fonction, et leur contrat si le fichier a une colonne « Contrat » (TC ou temps plein, TP ou 80 %, vacataire, intérim…). Et si vous partez de zéro, « Remplir un mois » (ou « Plus… », « Nouveau planning ») : une personne par ligne, avec son métier si vous voulez (« Dupont ; infirmière », « Martin ; AS »), les mois à couvrir, et Fairgarde remplit tout. Le mois de départ proposé est le mois en cours.

En une fois. Fairgarde reconnaît une colonne « Ligne » (Jour, Nuit), des codes J et N dans une grille, ou deux feuilles appelées « Jour » et « Nuit » : chaque partie va sur sa ligne, et l’aperçu dit laquelle. Si votre planning n’a pas encore la ligne « Jour » (ou « Astreinte », quand le fichier a des astreintes), Fairgarde propose de la créer, puis importe tout : ces jours ne sont jamais mélangés à une autre ligne en silence. À l’inverse, si le fichier n’a aucune nuit et que votre ligne « Nuit » est vide (un bloc opératoire, par exemple), il propose de la retirer. Vous avez deux fichiers ? Importez le premier, puis le second : quand le fichier ne dit pas sa ligne, la fenêtre d’import la choisit d’après son titre (« équipe de nuit », un horaire comme « 20 h → 8 h ») et le dit ; vous pouvez toujours la changer (« ses jours vont sur… »). L’autre ligne ne bouge pas. Après l’import, c’est la ligne qui a reçu le fichier qui s’affiche.

Avant d’importer, Fairgarde compare les noms du fichier à votre équipe : si la plupart sont inconnus, il vous demande « Est-ce le bon planning ? Un service = une équipe = un planning. » Il dit aussi combien de jours déjà remplis avec d’autres personnes seront remplacés. Après l’import, touchez « Annuler cet import » (dans le message de fin, ou dans « Plus… » pendant 7 jours, jusqu’au prochain import) : les jours importés redeviennent exactement ce qu’ils étaient (personnes, postes, absences), et les personnes ajoutées par l’import quittent l’équipe, sauf celles qui ont créé leur accès ou qui ont d’autres jours. Si l’import avait déjà été publié, l’équipe reçoit « Le planning d’octobre a été remis comme avant ». « Plus… », « Revenir à une version précédente » montre aussi les 12 dernières versions gardées (avant un import, « Proposer ce mois », « Corriger ce mois », « Continuer ce rythme » ou un cycle) : choisissez-en une, confirmez, et la version actuelle est gardée au cas où.

Non : l’équipe ne voit que le planning publié. Vous corrigez autant que vous voulez ; en haut, « Pas encore publié » dit combien de journées ont changé. « Publier » (onglet du même nom) montre tout d’un coup et envoie à chaque personne concernée un seul récapitulatif, dans son espace.

Non. « Proposer ce mois » et « Corriger ce mois » ne touchent que la ligne affichée et le mois affiché : ils vous le demandent avant, en nommant la ligne (« La ligne « Jour » ne bouge pas »). Un cycle ne touche que sa ligne, et un import que les dates et les lignes de son fichier.

« Plus… », puis « Revenir à une version précédente » : les 12 dernières versions, gardées avant chaque import, « Proposer ce mois », « Corriger ce mois », « Continuer ce rythme », cycle ou nouveau planning. Choisissez le moment, confirmez ; la version actuelle est gardée, pour pouvoir y revenir. Un import s’annule aussi par « Annuler le dernier import ». Si un retour en arrière a vidé le planning, les deux boutons restent là, dans « Plus… » et sur l’écran « Aucun planning pour l’instant » : on revient du retour.

À l’import, l’aperçu montre « Horaire lu dans le fichier : 20 h → 8 h », et la confirmation propose « Importer, et mettre la ligne en 20 h → 8 h ». Ensuite : « Plus… », « Renommer la ligne » demande son nom, puis ses horaires. L’horaire s’affiche en passant sur le bouton de la ligne, en tête du mois imprimé et dans les messages. Plusieurs horaires dans une même ligne : « Postes et horaires », sous le mois.

Un secteur devient un poste de la ligne, avec son lieu (« Secteur 1 ») : la fiche du jour dit qui est où. À l’import, une colonne « Secteur » est reconnue et l’aperçu propose « Créer les secteurs S1, S2, S3 comme lieux ». Sans import : « Postes et horaires », sous le mois, « + Ajouter un poste ».

Donnez votre personnel avec sa fonction (médecin, infirmière, aide-soignant…) et dites ce qu’il faut chaque jour. Fairgarde propose un mois complet et équilibré, week-ends et fériés compris. Vous ne corrigez que ce qui ne va pas. Le tour de rôle tourne à l’intérieur de chaque métier. Pour les médecins, « senior », « interne » et « externe » se choisissent comme les autres fonctions : une nuit peut demander « 1 senior + 1 interne ».

Oui : « Continuer ce rythme ». Fairgarde lit le rythme de chacun dans ce mois (ses mardis et mercredis, ou son cycle de 14, 21 ou 28 jours) et le prolonge sur 1 à 12 mois. Après l’import d’un seul mois, il vous le propose (« Oui, sur 3 mois », « Choisir le nombre de mois » ou « Pas maintenant ») ; sinon, « Plus… », « Continuer le rythme d’un mois », ou, sur un mois encore vide, le bouton « Remplir novembre en suivant octobre ». Personne n’est posé un jour d’absence ou d’indisponibilité connue, et une journée qui casserait une règle loi ou bloquante n’est pas posée. Si des rythmes un peu irréguliers laissent un jour avec une personne de moins, une journée est déplacée d’un jour voisin où ce métier est en trop (même semaine, sans casser de règle), ou reprise par quelqu’un qui travaille moins que dans le mois modèle. Avant que rien ne change, vous voyez le rapport : les rythmes lus, ceux qui sont irréguliers et à vérifier, la couverture (« 92 jours complets sur 92 »), ce qui n’a pas pu être continué et pourquoi. « Appliquer au planning » écrit les mois ; une version est gardée avant, et « Annuler », juste après, remet tout comme avant. Si ces mois avaient déjà des journées, le rapport le dit : elles sont remplacées sur les lignes du rythme.

Un planning tient 80 personnes par jour et 200 personnes au total sans ralentir ; nous l’avons testé jusqu’à 120 personnes par jour sur 300. Mesuré sur un bloc de 20 salles et 12 métiers, avec une ligne « Jour » et une ligne « Astreinte » : « Proposer ce mois » remplit un mois de 80 personnes par jour en 1 à 2 secondes (5 à 6 secondes à 120 par jour), la fiche d’un jour s’ouvre en moins d’une seconde, l’import d’un mois Excel prend environ une seconde. « Corriger ce mois » s’arrête au bout de quelques secondes pour ne pas vous faire attendre : ce qui est gagné est gardé, et il le dit ; touchez-le encore pour continuer. Sur les mois : un planning peut en avoir autant que vous voulez. « Nouveau planning » en crée jusqu’à 12 d’un coup, « Plus… », « Ajouter le mois suivant » en ajoute un, un cycle se déroule sur 1 à 12 mois, et « Voir tous les mois » les montre tous. La limite qui compte est celle de la formule : jusqu’à 100 personnes avec la formule Établissement ; au-delà, écrivez-nous pour une formule sur mesure.

Oui. Les métiers du bloc existent chacun à part : chirurgien, anesthésiste, interne, IBODE, IDE de bloc, IADE, aide-soignant, ASH (agent de bloc), brancardier, cadre de bloc, secrétaire, agent de stérilisation. À l’import, « IBODE », « IADE », « MAR », « ASH », « Stérilisation »… sont reconnus. Une IBODE n’est pas une IDE de bloc, un IADE n’est pas une infirmière : chaque métier compte à part dans la composition, sauf si votre service en décide autrement. Dans l’onglet Remplacements, « Métiers qui peuvent se remplacer », une paire (par exemple IBODE et IDE de bloc) peut aussi être cochée « comptent pour le même poste dans l’effectif » (décoché par défaut) : une journée qui demande 1 IBODE + 2 IDE de bloc est alors complète avec trois d’entre eux, quels qu’ils soient, dans les deux sens. Les alertes « journée incomplète » (la case en rouge), la fiche du jour, « Proposer ce mois » (chacun d’abord à la place de son métier), le cycle et « Continuer ce rythme » comptent alors ainsi. À l’import, si deux métiers se relaient sur les mêmes postes (un jour 2 IBODE + 1 IDE, le lendemain 1 IBODE + 2 IDE), Fairgarde propose de les compter ensemble. Chaque salle devient un poste (« Postes et horaires ») avec son effectif métier par métier ; au-delà de six métiers, une salle ne montre que ceux qu’elle demande, et « + un métier » ajoute les autres. Sur le mois, une journée très remplie se lit par métier (« 20 IBODE, 20 IADE… ») avec le nombre de salles incomplètes ; la fiche du jour range les personnes par métier, un pli par métier.

Avec les sections. Dans l’onglet Équipe, cochez des personnes, puis « Mettre dans la section… » : choisissez une section, ou « Nouvelle section… » et écrivez son nom. Chaque section a sa couleur ; ses pastilles (avec le nombre de personnes) permettent de la renommer ou de la retirer. La vue roulement, l’impression « planning par personne » (une table par section) et la fiche du jour sont alors rangées par section, puis par métier. Au-dessus du roulement, « Section » n’affiche qu’une section ; dans « Imprimer : plus de choix », cochez les sections à imprimer. Dans « Postes et horaires », un poste (une salle) peut appartenir à une section. Remplacements : les personnes de la même section que l’absent sont proposées d’abord (« même section »), les autres restent proposées. À l’import, une colonne « Section » ou « Spécialité » est lue, ainsi que les rangées de titre d’une grille (une ligne avec seulement « Orthopédie », « URGENCES » ou « Ambulatoire/OPH », sans rien dans les jours) : les personnes en dessous sont dans cette section. Sans section, rien ne change.

Dans la fiche d’un jour, « + Intérimaire (agence) » : son prénom suffit ; le métier, l’agence et la section sont facultatifs. Un intérimaire est un invité du jour : il est sur le planning ce jour-là (marqué « intérim »), mais les intérimaires ne comptent pas dans votre formule, n’ont pas de compte et ne reçoivent ni message ni notification (pour leurs jours : un lien, voir la question suivante). « Proposer ce mois », un cycle, « Continuer ce rythme » et les remplacements ne les proposent jamais. Dans l’onglet Équipe, les intérimaires sont à part, repliés. Dans « Plus… », « Renforts à demander (intérim) » : jour par jour, ce qui manque à l’effectif (le métier, la section et le poste quand ils sont réglés, et l’horaire), moins ce qui est déjà demandé à l’agence. « Copier la demande » donne le texte à coller dans votre e-mail à l’agence, puis propose de noter ces renforts comme demandés ; « Exporter (Excel) » donne le tableau. Chaque demande se suit : demandé, puis « Nom donné… » (l’intérimaire est ajouté ce jour-là, confirmé), ou annulé. Dans la vue roulement, la ligne « Suppléance » donne ce nombre chaque jour ; touchez-la pour la liste. À l’import, les rangées « INTERIM » (un prénom ou un code dans la case), « INTERIM DEMANDE » et « SUPPLÉANCE » (X, XX, XXX) sont lues : les intérimaires, les demandes et le nombre de renforts de chaque jour.

Par un lien, sans compte ni mot de passe. Dans l’onglet Équipe (sa ligne, avec les intérimaires) ou dans la fiche du jour (sur sa ligne, ou juste après « + Intérimaire »), touchez « Envoyer ses jours » : le message est prêt, par SMS, WhatsApp, e-mail, ou copié. Le lien ne montre que ses jours : la date, les heures (celles du week-end et des jours fériés aussi), la ligne, la section, la salle ou le poste, le nom du service, et « À qui s’adresser » : votre nom, et le téléphone du service si vous l’avez noté (dans cette même fenêtre, « Téléphone du service », facultatif). Jamais le nom ni l’absence de quelqu’un d’autre. La page se lit sur un téléphone et s’imprime ; ouverte une fois avec du réseau, elle se rouvre ensuite sans réseau (la dernière version vue). Il montre le planning publié : ce que vous corrigez sans publier reste caché, comme pour l’équipe. Chaque intérimaire a son propre lien, impossible à deviner. « Couper le lien » l’arrête, « Refaire le lien » en donne un nouveau (l’ancien ne marche plus). Il s’arrête tout seul 7 jours après son dernier jour prévu ; retiré de l’équipe, son lien ne marche plus non plus. Le lien ne change rien au prix : un intérimaire ne compte pas dans votre formule. Un intérimaire vient en renfort, quelques jours ; quelqu’un qui travaille chaque semaine dans le service fait partie de l’équipe.

Dans « Plus… », « Événements (déménagement, formation…) », puis « + Ajouter un événement » : son nom, le premier et le dernier jour, une couleur, et les personnes (cochées une à une, ou par section ou par métier). Choisissez si ces personnes « restent sur le planning » (une autre tâche, comme un déménagement : elles comptent dans l’effectif) ou « quittent le planning » (une formation, un congrès : elles ne comptent pas ces jours-là, et « Proposer ce mois » ne les pose pas). Ce n’est pas une absence à remplacer, sauf si vous cochez « et les faire remplacer » : chaque jour devient alors une absence dans l’onglet Remplacements. L’événement se voit en couleur dans la vue roulement (son nom court dans la case, « Démé. », « Form. »), dans la fiche du jour et dans l’impression « planning par personne ». « Retirer » l’enlève : ceux qui avaient quitté le planning y reviennent, sauf si quelqu’un les a remplacés. À l’import, les longues cases « DÉMÉNAGEMENT », « FORMATION », « CONGRÈS », « RÉUNION » sur plusieurs jours deviennent un événement.

Au-dessus du mois, à « Chaque jour, en … », cochez « Week-ends et jours fériés : autre effectif », puis baissez les chiffres (par exemple 3 infirmières + 1 aide-soignant en semaine, 2 infirmières + 1 aide-soignant le week-end). Chaque ligne a le sien. Les samedis, dimanches et jours fériés comptent alors avec cet effectif : les alertes « journée incomplète », le compteur de chaque case, la fiche du jour, « Proposer ce mois », le cycle et les remplacements. Décochez la case : tous les jours reprennent l’effectif de semaine. Sans rien cocher, rien ne change. Les jours fériés reconnus : 1er janvier, 1er et 8 mai, 14 juillet, 15 août, 1er et 11 novembre, 25 décembre, et en 2026 le lundi de Pâques, l’Ascension et le lundi de Pentecôte. Réglé poste par poste (« Postes et horaires »), l’effectif est celui des postes, tous les jours.

Dans « Postes et horaires » (sous le mois) : cochez « La ligne … a des horaires différents le week-end et les jours fériés » et écrivez ces heures ; chaque poste a aussi sa case « Horaires différents le week-end et les jours fériés ». Puis « Enregistrer ». Les samedis, dimanches et jours fériés prennent alors ces heures partout : les règles de repos entre deux postes, les heures comptées, les messages à l’équipe, les impressions, l’export pour votre logiciel de temps (la même case de code), l’agenda du téléphone et les remplacements. La légende du roulement les rappelle. À l’import, une ligne de légende comme « Le décalage du week-end et jours fériés : 11h/19h » est lue et mise sur la ligne de jour. Sans réglage, tous les jours ont les mêmes heures.

Sous le mois, touchez « Postes et horaires ». Un poste, c’est un code, un horaire et, si vous voulez, un lieu (« 1er étage », « Unité protégée »). Le code est ce qui s’affiche dans les cases du planning ; le lieu se lit dans les messages (« S1 · Réa A ») et à l’impression du mois. Un lieu renommé ? L’éditeur propose « Afficher « Réa A » dans le planning », qui en fait aussi le code. L’horaire peut être en plusieurs morceaux, avec les coupures (8 h-13 h, 14 h-16 h, 16 h 30-19 h 30), et une nuit peut passer minuit (20 h 45-0 h 00, 0 h 20-6 h 45). Les heures se comptent morceau par morceau : 10 h pour la journée, 9 h 40 pour la nuit. Vous pouvez aussi coller la légende de votre planning, une ligne par poste, par exemple « 2V1 8h00 - 13h00 ; 14h00 - 16h00 ; 16h30 - 19h30 ». Fairgarde montre ce qu’il a compris pendant que vous collez, et ce qu’il n’a pas compris ; rien n’est ajouté avant « Enregistrer ».

Non. Quand vous créez un planning en 12 heures ou en 3×8, la carte « Votre légende » propose trois choix. « Prendre la légende Fairgarde » (1 clic) : J pour le jour et N pour la nuit (s’il y a une équipe de nuit) ; en 3×8, M, S et N. Les heures sont celles données à la création : rien à retaper. « Coller votre légende » (environ 30 secondes) : copiez-la depuis votre planning (Excel, Word) et collez-la. Fairgarde lit « J 7h00 - 19h00 », « 7:00 - 19:00 », « de 7 h à 19 h », « 2V1 : 8h-13h / 14h-16h » et les colonnes copiées d’Excel. Un aperçu s’affiche pendant que vous collez ; une ligne non comprise est laissée de côté, avec « Ajouter à la main » ; un code de nuit va dans la ligne Nuit. La légende d’un bloc se lit aussi : les secteurs (« M1 S2 Ambu Dig », « M3 Neuro »), « début 7h/8h/10h, fin 19h/20h/21h », « Le décalage du week-end et jours fériés : 11h/19h », et les codes « secteur + heure » (« ORL 8 », « URG 11/19 ») qui deviennent des postes : le secteur comme lieu, l’heure d’arrivée, la fin prise dans la légende. À l’import, ces codes et les heures seules des cases (8, 9, 8/20, 10FO) sont proposés comme postes (« Créer ces codes comme postes », coché), et chacun y est mis. « Garder vos codes » (environ 1 minute) : partez de la légende Fairgarde et écrivez vos codes et vos noms à la place (par exemple JL, « Jour long »). Vos codes s’affichent partout : la vue roulement, la semaine imprimée, l’Excel, les messages à prévenir et les demandes de remplacement. Les journées ne bougent pas. Pas le temps ? Prenez la légende Fairgarde : « Modifier la légende », sous le mois, permet de changer les codes plus tard. Une absence se déclare dans « Remplacements » : sans motif, la case dit « Abs » ; avec un motif, elle dit CA, RTT, RH ou FORM, et la légende sous la vue roulement les explique.

Dans « Postes et horaires », chaque poste a son effectif, métier par métier : par exemple « 2 aides-soignants » au 1er étage à 8 h. L’effectif de la journée devient la somme des postes, et il s’affiche en clair : « Chaque jour : 8 aides-soignants en Jour ; 4 aides-soignants en Nuit ». « Proposer ce mois » remplit chaque poste. Dans la fiche d’un jour, on change le poste de chacun. S’il manque quelqu’un à un poste, Fairgarde le dit en le nommant : « Il manque 1 aide-soignant au poste 3V1 (1er étage) ». Un jour où l’équipe est plus nombreuse que demandé, ceux qui sont en plus reçoivent un poste en renfort (le moins renforcé), avec ses horaires : leurs heures se comptent comme celles des autres. Seul un métier qu’aucun poste ne demande garde l’horaire de la ligne.

Oui. À la création du planning, choisissez « En 12 heures » : les horaires du jour (7 h-19 h) et de la nuit (19 h-7 h) sont proposés, et vous les changez si besoin. La nuit est facultative : décochez « Il y a une équipe de nuit » et le planning n’a qu’une ligne de jour. En créant un service « Des infirmières et des aides-soignants », répondez « Non, jour seulement » à « Y a-t-il une équipe de nuit ? ». Une ligne « Nuit » déjà là et vide se retire dans « Les règles », « Supprimer Nuit » (ou à l’import, quand le fichier n’a aucune nuit). Vous choisissez aussi le texte qui s’applique à votre service (voir la question suivante) : il préremplit les règles avant que le mois soit rempli.

À la création du planning, choisissez « En 3×8 » : le planning a trois lignes, Matin, Soir et Nuit. Les horaires sont ceux de votre service : l’application propose 6 h 45-14 h 15, 14 h-21 h 30 et 21 h 15-7 h, marqués « horaires à ajuster », car ils ne viennent d’aucun texte ni d’aucun service. Vous les écrivez, vous cochez « J’ai vérifié », puis vous choisissez le texte qui s’applique (mêmes règles qu’en 12 heures). Le repos entre un soir et le matin suivant se calcule sur ces horaires : avec la CCN 51 ou la FHP, moins de 9 heures est une alerte de la loi, de 9 à 11 heures un « À savoir ». « Bêta » veut dire que le 3×8 est nouveau et que très peu de services nous en ont montré un : un badge « Bêta » est affiché à côté du nom du service, en haut de la page. Si quelque chose ne colle pas, dites-le avec le bouton « Un souci ? », en bas de la page.

Celles du texte qui s’applique à votre service, que vous choisissez : Hôpital public (décret n° 2002-9), Privé non lucratif — CCN 51 (FEHAP), Privé commercial — hospitalisation privée (FHP), ou « Autre / je règle moi-même ». Si votre établissement a un accord sur le temps de travail que nous avons lu, vous pouvez l’ajouter par-dessus. Le choix se fait à la création du planning (ou à l’import) et se change ensuite dans « Les règles ». Les règles possibles : repos entre deux postes, calculé sur les vrais horaires ; durée d’un poste, d’une nuit, amplitude, journée coupée ; jours et nuits d’affilée, et repos après une série de nuits ; jours de repos sur deux semaines ; dimanches de repos ; heures par semaine et en moyenne ; week-ends ; délai de prévenance. Le repos entre deux postes : avec la CCN 51 (accord de branche du 1er avril 1999, art. 6) et avec la FHP (accord ARTT, art. 9), 11 heures, qui peuvent être réduites à 9 heures par dérogation, à des conditions. Entre 9 et 11 heures, l’application ne parle donc pas d’infraction : elle l’écrit « À savoir », avec la dérogation et ses conditions ; sous 9 heures, c’est une alerte de la loi. La durée d’un poste avec la FHP (accord ARTT, art. 2) : 10 heures, portées à 12 heures par accord d’entreprise ou vote des salariés. Un poste de 12 heures au plus est donc un « À savoir » qui rappelle l’accord ; si votre établissement n’en a pas, cochez « pas d’accord 12 h » dans cette règle, et il redevient une alerte de la loi. Les règles des gardes médicales ne s’appliquent pas à un roulement : elles sont éteintes dès que le texte est choisi. Un service de médecins ne voit aucun changement.

Chaque règle dit d’où elle vient : « vient de la loi », « vient de la convention : CCN 51, art. 05.05.2 », « vient de votre accord », « règle de votre service ». Seules les valeurs que nous avons lues dans un texte sont préremplies. Une règle dont aucun texte lu ne donne la valeur reste éteinte, marquée « à régler par le service ». Les habitudes relevées auprès de soignantes (pas plus de 3 jours de 12 h d’affilée, 3 ou 4 nuits puis 2 repos, un week-end sur deux) sont proposées éteintes, comme suggestions. Tout se change : la valeur, loi, bloquante ou souhaitée, ou l’éteindre. Quand vous changez une valeur venue d’un texte, l’écran le garde en mémoire et affiche « le texte dit… ». C’est votre protocole qui fait foi : cet outil signale, il ne certifie aucune conformité.

Un jour sans aucune heure de travail, de 0 h à 24 h. Une case vide compte comme un repos ; une absence déclarée ne compte ni comme un repos ni comme un travail, et une période de deux semaines qui en contient n’est pas jugée. Par défaut, le matin où l’on sort de nuit n’est pas un jour de repos. Si votre service le compte comme tel, cochez-le dans « Les règles ». Les deux semaines se comptent du lundi au dimanche de la semaine suivante. L’application ne distingue pas encore le repos hebdomadaire (RH) des autres repos (RI) : tous comptent.

Dans la vue roulement, la colonne « Heures » donne les heures du mois de chacun, poste par poste, et le détail par semaine au survol. Quand le texte donne une durée annuelle (1 607 h pour le décret n° 2002-9, 1 560 h pour le travail exclusivement de nuit), le repère du mois s’affiche dessous : la part du mois dans l’année, à la quotité d’un temps partiel. C’est un ordre de grandeur, pas un verdict : le décompte officiel reste celui de l’établissement.

Un cycle est un motif de jours de travail et de repos qui se répète, comme le « 2-2-3 » : 2 jours, 2 repos, 3 jours, 2 repos, 2 jours, 3 repos, sur 14 jours. Chacun le suit, en commençant à un jour différent. Dans un planning en 12 heures ou en 3×8, l’onglet « Cycle » propose le 2-2-3 (sur la ligne de votre choix), le 2-2-3 jour puis nuit sur 28 jours (12 heures), deux exemples de 3×8 à adapter (2 matins, 3 soirs, 2 nuits ; ou matin et soir, la nuit à part — ils ne viennent d’aucun service), ou un motif que vous dessinez case par case (de 7 à 84 jours), avec, si vous voulez, un poste fixé pour certains jours. Le motif est aussitôt jugé par les règles du texte choisi : pour chaque règle cassée, l’application dit si c’est quel que soit le jour de départ, ou seulement pour certains départs (qu’elle évitera). Vous cochez l’équipe et la période (1 à 12 mois), vous regardez l’aperçu (chacun y a son départ : « démarre au jour 3 du cycle »), puis « Appliquer au planning ». Si le cycle commence en cours de mois, les jours d’avant ne changent pas, et l’écran le dit. L’onglet n’existe pas pour les gardes et astreintes des médecins.

Pour que chaque jour ait sa composition, sans trou et avec le moins de monde en trop possible, ligne par ligne et métier par métier. Elle évite les départs qui casseraient une règle, et ceux qui couperaient les week-ends (le samedi sans le dimanche). Le même planning donne toujours le même résultat, et chaque départ est expliqué : « Démarre au jour 3 du cycle… travaille un week-end sur deux, ceux des semaines paires ». Un temps partiel fait moins de journées : le nombre de journées du motif multiplié par sa quotité, arrondi (80 % d’un 2-2-3 : 6 journées sur 7), retirées là où l’équipe est la plus nombreuse. Ceux qui viennent dépanner ne sont pas cochés : ils restent disponibles pour les remplacements. Une absence ou une indisponibilité déjà posée est respectée : la journée n’est pas posée, et le rapport le dit. Ceux qui travaillent surtout sur une autre ligne (l’équipe de nuit, pour un cycle de jour) sont décochés.

Oui. Le cycle est recopié dans le planning ordinaire : chaque journée se change à la main, les alertes, les remplacements, les échanges, les exports et l’impression marchent comme d’habitude. Avant d’appliquer, l’application dit sur quelle ligne, pour combien de jours, et combien de journées déjà posées pour ces personnes seront remplacées. Seule la ligne du cycle change : un cycle de nuit ne touche jamais la ligne Jour. Les autres personnes ne bougent pas, chacun garde son poste ou son secteur habituel (S1, S2…), et le planning d’avant est archivé. Après, un rapport montre la couverture jour par jour, les règles cassées, les heures de chacun face au repère (au-dessus du repère, un « À savoir » le dit : ce n’est pas une règle cassée, mais des heures en plus), et l’équité (week-ends, dimanches, nuits). Une absence dont la journée a tout son monde après le cycle est marquée « couvert » : ce n’est plus un poste à pourvoir. Pour la période suivante, l’onglet propose de continuer le même cycle : chacun reprend là où il en était.

Sur le planning, touchez le jour. Une fiche s’ouvre : en haut, ceux qui sont là ; en dessous, « Ajouter quelqu’un ». Pour remplacer une personne : touchez « Retirer » à côté de son nom, puis le nom de celle qui vient. Pour ajouter quelqu’un : touchez son nom. Quelqu’un ne vient pas ? Touchez plutôt « Déclarer absent » à côté de son nom : l’onglet « Remplacements » s’ouvre avec la personne et le jour déjà remplis, et Fairgarde cherche qui peut venir. « Son planning » montre tout ce que fait cette personne. En haut du planning, « Que voulez-vous faire ? » mène en un toucher aux gestes courants : Changer un jour, Déclarer une absence, Ajouter une personne, Inviter l’équipe, Publier, Imprimer.

L’onglet « Par personne » : choisissez quelqu’un, vous voyez tous ses jours sur toutes les lignes (et ses absences à venir, avec leur motif), à copier ou à mettre dans son agenda (.ics). Depuis un jour, « Son planning » y mène directement. Pour toute l’équipe : le bouton « Vue roulement » montre une ligne par personne et une colonne par jour, avec le code du poste dans chaque case, le nombre de postes et, quand les horaires sont connus, les heures du mois. Une absence y est marquée « Abs », ou par son motif s’il a été choisi : « CA » (congé), « RTT », « RH » (repos), « FORM » (formation), chacun avec sa couleur, expliquée dans la légende. Au-dessus de la vue roulement, quand l’équipe a plusieurs métiers, « Métier » n’affiche qu’un métier (par exemple seulement les AS) ; « Tous » remet tout le monde. Ce choix est gardé sur ce téléphone, pour ce service, et ne change rien au planning ni à ce que voit l’équipe. Il s’ajoute à « Section », s’il y a des sections.

Elle casse une de vos règles : par exemple le repos après une garde, ou un maximum de gardes par mois. Fairgarde dit laquelle, et pour qui. En violet, une règle qui vient de la loi, d’une convention ou d’un accord ; en orange, un souhait. Dans la vue roulement, c’est la case de la personne qui est entourée. Sous le mois, « Ce qui ne va pas » regroupe les alertes par type (« 254 × Plafond de gardes sur 7 jours ») : touchez un type pour voir le détail, ou « Tout voir ». Le titre, la liste et le bandeau de chiffres parlent de la même chose : la ligne affichée et le mois affiché, qu’ils nomment ; les journées incomplètes y sont comptées. Une absence dont la journée a quand même tout son monde est marquée « couvert » et n’est plus en rouge. Rien n’est bloqué : le responsable peut accepter l’exception. Elle est alors datée et reste visible.

Le rouge ne veut pas dire « il manque quelqu’un » : il veut dire qu’une règle est cassée ce jour-là (un repos trop court, trop de gardes sur 7 jours…). Touchez le jour (ou passez la souris dessus) : la raison est écrite, avec le nom. Une absence dont la journée a quand même tout son monde est marquée « couvert », plus en rouge. Si l’exception vous va, « Accepter » dans « Ce qui ne va pas » : elle reste visible, datée, mais ne compte plus.

Pour chaque personne, sur le mois affiché : une colonne par ligne (Jour, puis Nuit), le total, les samedis, dimanches, jours de semaine et fériés, toutes lignes comprises ; les mêmes colonnes quelle que soit la ligne affichée. « Minimum » n’apparaît que si une règle « Au minimum… » est active : « oui » si ce régulier (●) a son minimum de samedis, dimanches ou gardes en semaine, « — » s’il n’est pas régulier.

Oui. « Imprimer », en haut du planning (c’est le même geste que « Plus… », « Imprimer le mois / PDF »), imprime le mois ou l’enregistre en PDF. S’il y a plusieurs lignes (Jour et Nuit, par exemple), il demande : la ligne affichée, toutes les lignes (chacune avec son tableau, dans l’ordre de la journée), ou d’autres choix. Dans « Plus… », « Imprimer : plus de choix » ouvre la fenêtre « Imprimer » : on y choisit la feuille, la période (le mois, une semaine ou des jours choisis), les lignes (Jour, Nuit, Astreinte…), les métiers (par exemple, seulement les IBODE) et, s’il y en a, les sections. Trois feuilles : le planning par personne (une ligne par personne, rangée par métier, une colonne par jour, le code du poste dans la case, « Abs » pour une absence, ou son motif (CA, RTT, RH, FORM) s’il a été choisi, expliqué dans la légende ; en bas de chaque métier, le nombre de présents chaque jour, « 18/20 » quand il en manque ; en A4 ou en A3 à l’horizontale, le métier et les jours repris en haut de chaque page), une journée (une page par jour : chaque poste ou salle avec qui y est, ses heures et « 3/3 », puis chaque métier, et les absents avec leur remplaçant) et le mois en sept colonnes, comme au mur. Une semaine d’une petite équipe, tout coché, sort comme avant : une ligne par personne, le poste et l’horaire de chacun, ses heures de la semaine, et le compte de chaque jour face à l’effectif demandé. Un grand service (plus de 8 personnes un même jour, un bloc opératoire par exemple) : « Imprimer » ouvre directement cette fenêtre, et le mois en sept colonnes donne dans chaque case le nombre de présents par métier au lieu des noms (le détail, nom par nom, est dans le planning par personne). « Plus… » puis « Exporter (Excel, Google Sheets) » propose trois formats : un fichier Excel (.xlsx), une copie à coller dans Google Sheets, ou un fichier CSV. Toutes les lignes du planning (Jour, Nuit…) y sont, une rangée par jour et par ligne : le fichier se réimporte tel quel. Réimporté dans le même service, il garde les absences et les remplacements de ces dates (le fichier n’écrit pas les absents) et ne vous repropose pas d’effectif. Son nom dit ce qu’il contient : le service, ses lignes et le mois (« Réanimation - Jour-Nuit - 2026-10.xlsx »). Quand le service a des postes ou travaille en 12 heures ou en 3×8, le fichier contient aussi le planning par personne, avec le code du poste de chaque jour (et « Abs » ou le code du motif pour une absence), les heures de chacun et la liste des postes.

Pas automatiquement : il n’y a pas de connexion directe avec ces logiciels, et leurs éditeurs ne publient pas leur format d’import. Fairgarde fabrique un fichier à importer, à faire valider par l’administrateur de votre logiciel avant le premier import. Dans le planning, « Plus… » puis « Exporter pour votre logiciel de temps » : choisissez les mois, les lignes, le planning publié (ce que l’équipe voit) ou en cours, puis les colonnes et leur ordre (matricule, nom, prénom, date, code horaire, heures de début et de fin, durée, service ou UF, ligne, poste, lieu, code d’absence), le séparateur (point-virgule ou tabulation), l’encodage (Windows-1252 ou UTF-8) et le format de date. Trois modèles servent de point de départ : « Générique », « Octime — à valider » et « Kelio — à valider » ; ce ne sont pas des formats fournis par Octime ou Kelio. Un aperçu montre les 10 premières lignes. Chaque personne y est désignée par son matricule (l’identifiant que le logiciel connaît) : touchez son nom dans l’onglet « Équipe », collez une liste « Nom ; matricule » depuis Excel, ou importez un fichier qui a une colonne « Matricule » (ou « N° agent », « Identifiant »). La fenêtre dit qui n’a pas encore de matricule. Chaque ligne et chaque poste peut recevoir le code horaire de votre logiciel (par exemple JZ, M7, N12) ; sans code, c’est celui de Fairgarde. Une absence déclarée sort avec son code (ABS par défaut) ; les congés et indisponibilités sortent seulement si vous leur donnez un code. « Liste des horaires » donne un second fichier (code, libellé, plages horaires) pour que l’administrateur crée ces codes dans le logiciel. Vos choix sont gardés pour le service : les autres responsables les retrouvent.

Oui, si vous avez l’export Excel de l’édition du planning mensuel (le tableau « EDITION DU PLANNING MENSUEL DU MOIS… »). Demandez-le à l’administrateur Octime de votre établissement : Fairgarde lit le fichier Excel ou CSV, pas une photo ni un PDF. Il n’y a pas de connexion directe avec Octime. Fairgarde reconnaît ce tableau et le dit : « Planning Octime reconnu : secteur REA NUIT, octobre 2026, 25 titulaires + 8 vacataires ». Il lit le mois de l’en-tête, le secteur (un secteur de nuit va sur votre ligne de nuit), les numéros des jours, et le métier de la colonne « Abrégé » (IDE, AS, IBODE, IADE…). Les colonnes « SS/CT » et « Total » ne sont pas lues. Les codes : N08, N01 (et tout code « lettre + deux chiffres ») sont des postes travaillés, la nuit pour N, le jour pour J. RH, CP, MAL, RECF sont des repos ou des absences : la personne n’est pas posée (aucun motif n’est gardé). « VAC » veut dire « vacataire disponible » : il n’est pas posé. Un code que Fairgarde ne connaît pas (par exemple « E+2 ») est montré dans l’aperçu et n’est pas posé : vérifiez ces jours après l’import. Les personnes sous la rangée « VACATAIRES », et celles marquées « (Intérim) » ou « (Ext) », sont rangées comme intérimaires : elles ne comptent pas dans votre formule. Les rangées « Présents », « Effectifs », « Besoins » et les notes du bas ne sont pas des personnes ; l’effectif d’Octime est rappelé quand Fairgarde vous propose l’effectif de la ligne.

Touchez « Inviter l’équipe » en haut du planning : vous arrivez sur « Inviter toute l’équipe » (onglet « Équipe »). C’est un seul lien pour tout le service, avec son QR code : envoyez-le une fois dans le groupe WhatsApp ou par SMS, ou imprimez l’affiche et mettez-la dans le service. Chacun ouvre le lien, crée son compte, puis touche son nom dans la liste (une case permet de le chercher) : la liste, c’est l’équipe de votre planning, rien à préparer avant. Vous recevez « Awa Diallo demande à rejoindre sous le nom Awa Diallo » : touchez « Accepter », ou « Tout accepter ». Personne n’entre sans votre accord, un nom qui a déjà son accès ne peut pas être demandé, et si deux comptes demandent le même nom, c’est vous qui choisissez. Si votre équipe dépasse votre formule, chacun peut quand même choisir son nom et envoyer sa demande (« Votre demande est enregistrée ; le responsable doit d’abord mettre à jour son abonnement »), mais vous ne pouvez l’accepter qu’après être passé à la formule au-dessus (« Votre équipe compte 39 personnes, votre formule 15 : passez à la formule Pôle pour accepter les demandes »). « Refaire le lien » en crée un nouveau (l’ancien et son QR code ne marchent plus) ; « Fermer le lien » l’arrête quand tout le monde est inscrit. Vous préférez un lien par personne ? Plus bas, « Inviter une personne à la fois » : une ligne par personne ; « Son lien… » ouvre son lien (e-mail, SMS, WhatsApp), son adresse e-mail et « Retirer du service ». Vous n’y êtes que si vous êtes vous-même sur le planning. Si votre fichier importé avait une colonne « E-mail », les adresses sont déjà là : touchez « Envoyer à tous par e-mail ».

Pour un remplacement, les temps partiels et ceux qui viennent dépanner sont proposés en premier. Chacun peut dire le sien : en rejoignant l’équipe par le lien, puis dans son espace, « Mon contrat » (facultatif). Vous le voyez dans l’onglet « Équipe » et pouvez le changer, un par un ou « Donner le contrat… » à plusieurs : c’est alors le vôtre qui compte, tout comme celui lu dans votre fichier importé. La personne le voit aussitôt dans « Mon contrat » (« Le responsable a noté : temps partiel à 80 % »), même avant de publier ; si ce n’est pas juste, elle vous le dit.

Le planning publié par le responsable (jamais ses corrections en cours), ses gardes ou ses jours de travail à venir, rangés par mois (chaque mois se replie), ses messages, les remplacements qu’on lui demande, les échanges en cours dans le service, un formulaire pour ses indisponibilités, et « Mon contrat ». Les longues parties se replient sur une ligne qui les résume (« 12 à venir ») : on touche le titre pour les ouvrir. Elle ne modifie jamais le planning elle-même : c’est le responsable qui décide. Seule exception, si le responsable l’a choisi : un échange conclu entre collègues, ou un remplacement accepté sans validation, s’inscrit tout seul dans le planning, et c’est noté au journal.

Onglet « Équipe », partie « Vous aussi, vous travaillez dans le service ? » : vérifiez votre nom et votre fonction, puis touchez « M’ajouter à l’équipe ». Vous êtes alors sur le planning comme les autres, et vous gardez tous vos droits de responsable. Le bouton « Mon planning », en haut du planning et dans l’onglet « Équipe », montre vos propres jours (à copier ou à mettre dans votre agenda). Si vous étiez déjà dans l’équipe sous votre nom, votre fiche est reprise : pas de doublon. Vous comptiez déjà dans le nombre de personnes de votre formule ; vous ajouter ne change rien à ce compte.

Dans l’onglet « Équipe », l’équipe est rangée par métier (« Infirmières 18 », « Aides-soignants 12 »…). Touchez un métier pour l’ouvrir ou le fermer ; l’application s’en souvient sur cet appareil. Sur téléphone, chacun tient sur une ligne (nom, métier, contrat) : touchez son nom pour changer son métier ou son contrat. Cochez les personnes (ou « Tout sélectionner », ou « cocher les 18 » à côté d’un métier), puis touchez « Donner le métier… » ou « Donner le contrat… » : un seul choix, appliqué à toutes. Pour un temps partiel, l’application demande le pourcentage (facultatif).

Quand une personne rejoint un service par son invitation, sa fonction (médecin, interne, infirmier ou infirmière, aide-soignant ou aide-soignante, cadre de santé…) remplit sa fiche dans l’équipe, si le responsable ne lui en a pas déjà donné une. Le responsable la voit dans l’onglet « Équipe » et peut la changer : c’est alors la sienne qui compte. L’application s’adresse à chacun selon sa fonction : un médecin voit « Mes gardes », une infirmière ou un aide-soignant « Mes jours de travail ». Secrétariat, direction ou « Autre » ne remplissent pas la fiche : le responsable choisit.

Oui, et il se met à jour tout seul. Dans votre espace, partie « Mes jours de travail à venir » (ou « Mes gardes à venir »), touchez « Mettre mes jours dans mon calendrier ». Sur iPhone : « Ouvrir dans mon calendrier », puis « S’abonner ». Sur Android : « Ouvrir dans Google Agenda », puis « Ajouter ». Ou « Copier le lien », pour un autre calendrier (Outlook…). Vos jours publiés y arrivent avec leurs heures (une nuit finit le lendemain matin), le poste et le lieu, et vos absences en journée entière ; un rappel la veille au soir dit « Demain : 8 h – 20 h ». Quand le responsable publie un changement, votre calendrier se met à jour tout seul : en général en moins d’une heure, parfois plus long avec Google. Pour un changement urgent, Fairgarde vous envoie une alerte. Ce lien est secret et ne montre que vos jours (jamais ceux des collègues, jamais un brouillon). Ne le donnez à personne ; « Changer le lien » arrête l’ancien. Un lien par service : si vous êtes dans deux services, faites-le dans chacun.

Oui. Dans votre espace, partie « Mes jours de travail à venir » (ou « Mes gardes à venir ») : « Imprimer mes jours » imprime seulement la liste de vos jours à venir (et vos absences), sur une page, sans le reste de l’écran. Vos absences notées par le responsable apparaissent aussi dans la liste, à leur date, avec leur motif s’il en a choisi un : « Congé », « RTT », « Repos », « Formation », sinon « Absent ». Vous ne voyez que les vôtres.

Depuis son espace : il touche « Mes indisponibilités », en haut, et le formulaire s’ouvre. Il peut indiquer des dates, un jour de la semaine à éviter, un nombre maximum de gardes par mois, et un mot pour le responsable. Le responsable les voit dans l’onglet « Publier », et peut les demander à toute l’équipe d’un coup, pour un mois à venir (« Demander pour un mois à venir »). Pour quelqu’un qui n’a pas de compte : onglet « Par personne », « Lien pour quelqu’un sans compte ». Il coche ses jours et vous renvoie un lien, que vous collez avec « Coller une réponse reçue ».

Dans son espace, la personne touche « Je ne peux pas venir », choisit le jour, puis « Proposer un échange » (ou directement « Proposer un échange » à côté de sa journée). Ses collègues voient la demande et répondent « Ça m’intéresse ». Ensuite, c’est le responsable qui choisit : soit il valide chaque échange lui-même, soit il laisse l’équipe s’arranger. Dans ce cas, l’échange se conclut quand le demandeur choisit un collègue. Si l’échange casse une règle, il revient toujours au responsable. Un collègue qui travaille déjà ce jour-là ne peut pas prendre la journée : il ne voit pas « Ça m’intéresse », et l’échange est refusé, sinon la journée perdrait une personne. De même, le jour donné en retour doit être un jour où le demandeur ne travaille pas déjà. Comme pour les remplacements, un échange reste dans le même métier : une aide-soignante ne voit pas « Ça m’intéresse » sur la journée d’une infirmière. Le responsable peut passer outre, mais l’application l’avertit (« Autre métier ») et le note.

Les deux marchent. Dans son espace, « Je ne peux pas venir », puis « Prévenir le responsable que je serai absent » : vous êtes prévenu, et son signalement vous attend en haut de l’onglet « Remplacements ». Ou elle vous appelle. C’est toujours vous qui déclarez l’absence (« Déclarer l’absence » sur son signalement, ou « Déclarer une absence ») : tant que vous ne l’avez pas fait, elle reste sur le planning. Elle peut aussi « Proposer un échange » à ses collègues.

Touchez « Déclarer une absence » en haut du planning (c’est l’onglet « Remplacements », même bouton) : la personne, puis les dates. Depuis la fiche d’un jour, « Déclarer absent » fait la même chose, déjà rempli. Si la personne a prévenu elle-même depuis son espace, son signalement vous attend en haut de l’onglet « Remplacements » : « Déclarer l’absence » ouvre le formulaire déjà rempli, et le signalement reste là tant que l’absence n’est pas enregistrée (ou que vous ne l’avez pas écarté) : rien ne se perd. Son poste apparaît vide sur le planning, marqué « Absent ». Le motif est facultatif : dans le formulaire, touchez Congé, RTT, Repos ou Formation, ou laissez « Autre » (choisi par défaut). Le planning, les impressions et l’espace de la personne disent alors « Congé » (CA), « Formation » (FORM)… au lieu de « Absent ». Le motif ne change rien aux règles ni aux comptes : absent, quel que soit le motif, veut dire pas disponible. Si la personne n’a aucun poste à ces dates (un congé à venir, avant de faire le planning), un motif suffit pour noter l’absence : personne ne sera posé ces jours-là. Touchez « Voir qui peut venir ». Fairgarde propose les personnes du même métier (ou d’un métier que votre service a déclaré équivalent : « Réglages des remplacements », « Métiers qui peuvent se remplacer », par exemple IBODE et IDE de bloc ; aucun par défaut), libres ce jour-là, pour qui aucune règle bloquante ne serait cassée. Ceux qui sont en temps partiel ou qui viennent dépanner sont en tête (le contrat se choisit dans l’onglet « Équipe », avec la quotité d’un temps partiel si vous voulez), puis les moins chargés du mois. Si le poste a un lieu, ceux qui y ont travaillé ces quatre dernières semaines passent devant, avec la mention « connaît le 1er étage » ; personne n’est écarté pour ça. Le repos se compte sur les vrais horaires du poste. En 12 heures ou en 3×8, les règles du texte choisi comptent aussi : celui qui dépasserait les heures de la semaine, ou n’aurait pas ses jours de repos, est écarté si la règle est légale ou bloquante ; un souhait n’écarte personne, il est seulement dit. Un repos de 9 à 11 heures, permis par dérogation en CCN 51 et en FHP, n’écarte personne non plus : il est dit « À savoir ». Pour les autres, l’application dit pourquoi : « repos de 11 h non respecté », « déjà sur un autre poste ce jour-là », « indisponible »… Tout le monde est coché : décochez si besoin, puis « Envoyer la demande ». Une absence de plusieurs jours donne une demande par poste : chaque jour peut être pris par quelqu’un de différent. Le remplaçant prend le poste de l’absent, avec son horaire et son lieu. Quelqu’un qui est déjà sur ce poste ce jour-là ne peut pas remplacer, même avec « Désigner quand même » : le poste resterait vide.

Un message dans son espace, et une notification si elle les a activées : « Remplacement demandé », avec le jour, les horaires et le poste (en urgence si le poste est dans les 3 prochains jours). Elle répond d’un geste : « Je peux venir » ou « Je ne peux pas ». Le message ne dit ni qui est absent, ni pourquoi. Une personne sans compte ne reçoit rien : l’application l’indique, et vous pouvez l’appeler puis la « Désigner ».

La première qui accepte, et elle seule. La base de données traite les réponses l’une après l’autre : la seconde lit « Déjà remplacé, merci ». Ensuite, par défaut, le responsable valide : l’application montre avant si une règle serait cassée, et permet de « Valider quand même », ce qui est noté au journal. Dans les réglages de l’onglet, il peut choisir de ne pas valider lui-même ; la place est alors prise tout de suite, sauf si une règle bloquante serait cassée. Le message reçu et l’écran de la personne disent la même chose que ce réglage : « le responsable confirme ensuite », ou « prend la place ». Si personne ne répond, la demande reste ouverte : vous voyez qui a répondu quoi, vous pouvez relancer ou élargir la liste. Si la personne absente revient, « … revient » annule tout et prévient ceux qu’on avait sollicités. Si le remplaçant ne peut plus venir, le poste redevient à pourvoir.

Beaucoup d’accords et de conventions demandent un délai pour imposer un changement de planning : par exemple 3 jours, et 7 jours pour un temps partiel. En dessous, on ne peut que demander des volontaires. L’application l’affiche comme une information : elle ne bloque rien. Les délais se règlent dans l’onglet « Remplacements », selon votre accord ; en 12 heures ou en 3×8, ils se règlent aussi dans « Les règles », et un accord que nous avons lu les préremplit.

Non, c’est facultatif. Par défaut, le motif est « Autre » : le planning dit « Abs » ou « Absent », comme avant. Si vous voulez, choisissez un motif dans une liste courte : Congé (CA), RTT, Repos (RH) ou Formation (FORM). Rien d’autre ne peut être écrit : jamais de motif médical (pas de « maladie » : c’est une donnée de santé). Une absence notée « Maladie » avant le 4 octobre 2026 se lit désormais « Absent », sans motif. Le motif se voit sur votre planning, dans les impressions et l’export, et dans l’espace de la personne concernée (« Mes jours » dit « Congé » à ces dates). Les messages, les notifications et les demandes de remplacement ne le disent jamais : elles disent seulement qu’un poste est à prendre. Une indisponibilité reçue d’un membre (onglet « Publier ») peut aussi recevoir un motif avant « Appliquer au planning ».

Corrigez votre planning autant de fois que nécessaire : l’équipe ne voit rien tant que vous n’avez pas publié. Elle voit la dernière version publiée ; en haut de votre écran, « Pas encore publié : l’équipe voit la version du … » dit combien de journées ont changé depuis. Quand c’est prêt, ouvrez l’onglet « Publier » et touchez « Publier » : tout le planning devient visible d’un coup, et chaque personne concernée reçoit un seul récapitulatif, dans son espace. Aucun SMS, aucun WhatsApp. Ceux qui ont activé les notifications et dont un jour à venir change reçoivent UNE notification, avec le nombre de jours (« Votre planning a changé : 3 jours modifiés en octobre ») : en urgence si c’est dans les 3 prochains jours, sans bruit sinon. Ceux dont rien ne change ne sont pas dérangés. Cochez « Changement urgent » avant de publier pour prévenir toute l’équipe en urgence. Quand vous ajoutez ou retirez quelqu’un d’une journée, seule cette personne est prévenue : les collègues déjà présents ce jour-là ne reçoivent rien. Le message à toute l’équipe tient en une ou deux phrases, par exemple « Le planning d’octobre 2026 est prêt. 5 personnes ont rejoint l’équipe : Awa, Béa, Chloé et 2 autres. » Votre travail de responsable (corrections, règles, lignes créées) n’y figure pas. Dans l’onglet, un long message se replie : « Voir le détail » l’ouvre ; au-delà de six messages, « Voir les autres messages » montre la suite. Après la publication, la liste est vide et le bouton dit « Rien de nouveau à publier » : rien ne peut partir deux fois. Seule exception : un échange ou un remplacement que vous validez (ou que l’équipe conclut elle-même, si vous l’avez permis) est montré tout de suite aux intéressés, pour ce jour-là seulement ; le reste de vos corrections reste caché jusqu’à « Publier ». Vous préférez prévenir vous-même par SMS ? Sous la liste, « Plus d’options » permet de copier les messages. Si un nom du planning n’a pas de fiche dans le service, son message ne peut pas partir : l’application vous dit lequel. Le message donne l’horaire du poste tenu ce jour-là quand il y en a un, et rappelle les prochaines journées de la personne sur toutes les lignes. En 12 heures ou en 3×8, il dit « Vous travaillez le … » plutôt que « Vous êtes de garde ».

Non. Fairgarde est un site web : il marche dans n’importe quel navigateur à jour, sur ordinateur comme sur téléphone. Vous pouvez le poser sur l’écran d’accueil de votre téléphone, comme une application. Rien à télécharger depuis un magasin d’applications.

Sur iPhone : ouvrez Fairgarde dans Safari, touchez « Partager » (le carré avec une flèche vers le haut), choisissez « Sur l’écran d’accueil », puis « Ajouter ». Sur Android : dans Chrome, ouvrez le menu (les trois points en haut à droite), puis « Installer l’application ». Ensuite, ouvrez toujours Fairgarde depuis la nouvelle icône. Sur la page « Mes services », le bandeau « Installer Fairgarde sur ce téléphone » donne ces consignes pour votre téléphone ; « Plus tard » le fait taire une semaine.

Oui, pour consulter. Un planning ouvert une fois avec du réseau reste consultable sur ce téléphone, même en mode avion ou au sous-sol, et même en rouvrant l’application : vos jours, le planning publié, vos messages, vos remplacements et vos échanges, tels qu’ils étaient la dernière fois. Un bandeau en haut dit de quand date ce que vous voyez ; au retour du réseau, tout se met à jour. Le responsable peut continuer à modifier le planning : ses changements sont gardés sur son téléphone, même s’il ferme l’application, et partent dès le retour du réseau. Si quelqu’un d’autre a changé le planning entre-temps, Fairgarde demande quelle version garder : rien n’est écrasé sans le dire. « Imprimer mes jours » marche aussi sans réseau, à partir de cette copie ; le calendrier du téléphone garde les jours qu’il a déjà reçus. Pour accepter un remplacement, proposer un échange, signaler une absence ou publier, il faut du réseau. Pour marcher ainsi, l’application garde sur votre appareil une copie des plannings que vous pouvez voir ; elle est effacée à la déconnexion. Si des changements ne sont pas encore partis, Fairgarde prévient avant de se déconnecter.

Sur iPhone, c’est une règle d’Apple : les notifications n’arrivent qu’aux applications posées sur l’écran d’accueil. Installez d’abord Fairgarde (voir la question ci-dessus), ouvrez-le depuis l’icône, puis acceptez les notifications. Si vous les avez refusées, sur iPhone : Réglages, puis Fairgarde, puis Notifications, puis Autoriser. Une fois les notifications activées, « Mon compte », partie Notifications, permet de vous envoyer une notification d’essai (normale ou urgente). Vérifiez aussi que « Je veux recevoir » n’est pas sur « Aucune ». Activer ou désactiver se fait téléphone par téléphone.

Le responsable, en URGENT (la notification commence par « URGENT », reste à l’écran et vibre) : quand quelqu’un touche « Je ne peux pas venir » ; quand quelqu’un déclare une indisponibilité un jour où il est déjà au planning ; quand personne n’a encore dit oui, deux heures après une demande de remplacement, pour un poste dans les 48 heures ; quand un échange à valider ou un remplacement à valider tombe dans les 3 prochains jours. Toucher la notification ouvre le bon onglet, le formulaire déjà rempli. Le responsable, sans bruit : une indisponibilité un jour libre, un échange proposé, quelqu’un qui accepte un remplacement, une demande pour rejoindre l’équipe. Chaque membre : quand on lui demande un remplacement (URGENT si le poste est dans les 3 prochains jours), quand il est confirmé ou annulé, quand un collègue du même métier propose un échange, quand un échange qui le concerne est validé, quand ses indisponibilités sont demandées, et quand une publication change SES jours à venir (« Votre planning a changé : 3 jours modifiés en octobre » ; URGENT si c’est dans les 3 prochains jours) — rien si ses jours ne changent pas, sauf si le responsable coche « Changement urgent ». Les indisponibilités et les absences d’un collègue ne sont jamais envoyées aux autres membres : c’est sa vie privée. Quand elles laissent un poste vide, ceux qui peuvent le prendre reçoivent la demande de remplacement dès que le responsable l’envoie. On n’est jamais prévenu de ce qu’on vient de faire soi-même. L’envoi part du serveur : il ne dépend pas du téléphone de la personne qui a agi. Rien par SMS, rien par e-mail : tout arrive dans l’application. Dans « Mon compte », partie Notifications, chacun choisit : toutes, seulement les urgentes, ou aucune (le choix vaut pour tous ses appareils), et peut s’envoyer un essai urgent.

Trois formules, par mois, sans TVA : Service 79 € jusqu’à 15 personnes, Pôle 149 € jusqu’à 40, Établissement 249 € jusqu’à 100. Au-delà de 100 : 249 € puis 2 € par personne en plus, par mois (150 personnes : 349 € ; 300 personnes : 649 €). Au-delà de 1 000 personnes : sur devis, écrivez-nous. Payé à l’année, un mois est offert. Le prix affiché est le prix payé : il n’y a pas de TVA en plus (TVA non applicable, art. 293 B du CGI).

Seulement le nombre de personnes sur vos plannings (chaque nom de l’équipe, dans tous vos services, qu’il ait créé son compte ou pas) : médecins et soignants, EHPAD compris, au même prix. Les intérimaires (des invités du jour, venus d’une agence) ne comptent pas, même quand vous leur envoyez le lien de leurs jours. Le nombre est affiché avant chaque import et dans l’onglet « Équipe » (« 16 personnes sur 40 dans votre formule »). Un import qui dépasse la formule met quand même tout le monde sur le planning ; tant que l’équipe dépasse la formule, les accès attendent que vous changiez de formule. Services, plannings et lignes sont illimités. Dans un établissement, une personne est comptée une seule fois, quel que soit le nombre de services. L’abonnement est celui du responsable : une personne invitée n’a rien à payer.

Par carte, prélèvement SEPA ou virement, depuis la page de votre abonnement. Pour un bon de commande ou un mandat administratif, demandez un devis : les établissements publics paient sur facture, sans carte bancaire. L’éditeur de Fairgarde est référencé au marché multi-éditeur de l’UGAP : un établissement public peut l’acquérir sans procédure de marché.

Sur la page Mon abonnement, touchez « Résilier mon abonnement ». La page sécurisée de Stripe, notre prestataire de paiement, s’ouvre : la résiliation se fait là. Vous pouvez aussi écrire à contact@fairgarde.com. Vous gardez l’accès jusqu’à la fin de la période déjà payée. Payé à l’année ou sur facture, la résiliation se fait à l’échéance, sans pénalité. Ensuite, le planning reste consultable et exportable, et vos données sont gardées six mois.

Le planning reste consultable, exportable et imprimable, mais il ne peut plus être modifié. Vos données sont gardées six mois : si vous reprenez, tout repart où vous l’aviez laissé. Pour reprendre, écrivez à contact@fairgarde.com.

Non, aucune. Fairgarde ne voit que des noms, une fonction et des dates. Il n’est donc pas soumis à l’hébergement de données de santé (HDS).

Pour le planning d’un service (noms, e-mails, plannings de l’équipe) : l’établissement ou le groupement qui s’abonne. Fairgarde est son sous-traitant et ne s’en sert que pour faire marcher le service. Pour votre compte, la facturation et vos messages avec nous : Fairgarde. Détails sur la page confidentialité.

En France, dans un centre de données à Paris (Supabase). Chaque service ne voit que ses propres données. Tous les détails sont sur la page sécurité et données.

Non. Vous restez connecté sur ce téléphone ou cet ordinateur tant que vous ne touchez pas « Se déconnecter ». Sur les pages Questions, Sécurité et Contact, le bouton « ← Retour », en haut, vous ramène là où vous étiez (votre service, par exemple), et « Mes services » remplace « Se connecter ». Sur l’accueil, « Aller à mes services » vous y mène directement.

Sur la page de connexion, touchez « Mot de passe oublié ? » : vous recevez un lien pour en choisir un nouveau. Vous pouvez aussi demander un lien de connexion par e-mail, sans mot de passe. Pensez à regarder dans les indésirables.

Seule la personne qui a créé le service peut le supprimer. Ouvrez le service, onglet « Équipe », tout en bas : « Supprimer ce service… ». Pour confirmer, tapez le nom du service. C’est définitif. Le planning, l’historique, les règles, les échanges, les remplacements et les messages sont effacés, et l’équipe n’y a plus accès. La fenêtre de confirmation dit combien de personnes avaient vraiment un accès (un compte relié) : les fiches sans accès disparaissent aussi. Avant, gardez une copie : dans l’onglet « Tableau », « Plus… » puis « Exporter (Excel, Google Sheets) » ou « Imprimer le mois / PDF ». Supprimer un service ne résilie pas l’abonnement.

Dans « Mon compte », tout en bas : « Demander la suppression de mon compte ». Un e-mail tout prêt s’ouvre ; envoyez-le. Nous répondons sous un mois. Les plannings de vos services restent visibles par leurs autres responsables.